Confidentialité

Règles de gouvernance et politique de confidentialité de l’APFF en matière de protection des renseignements personnels

PRÉAMBULE

Les présentes règles de gouvernance et la politique de confidentialité en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique ») visent à déterminer les principes que doivent suivre l’Association de planification fiscale et financière (« APFF ») et ses représentants lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels.

La Politique prévoit entre autres l’encadrement des obligations incombant à l’APFF notamment quant aux rôles et responsabilités du responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels (le « Responsable de la PRP ») et de ses employés dans le traitement des renseignements. Les droits des personnes concernées par les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits par l’APFF y sont contenus, tout comme le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

La Politique s’applique à l’égard de tous les renseignements personnels relatifs aux membres, non-membres, clients, utilisateurs des plateformes, personnels et employés (les « Personnes concernées »).

1. CONSENTEMENT

En visitant ou utilisant le site Internet de l’APFF, ou en communiquant autrement avec nous, notamment pour participer à nos événements et formations, vous acceptez d’être lié par la présente Politique et vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites à la Politique.

Vous comprenez que certaines fonctionnalités de notre site ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant votre refus ou le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.

L’APFF ne recueille aucun renseignement personnel de personnes de moins de 14 ans.

2. RESPONSABILITÉS DE L’APFF ET DU RESPONSABLE DE LA PRP

L’APFF est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, que leur conservation soit assurée par elle ou par un tiers et quelle que soit leur forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).

À ce titre, l’APFF prend les mesures de sécurité qui s’imposent pour protéger ces renseignements de manière proportionnelle à la sensibilité de ceux-ci et se dote de la présente Politique.

Le Responsable PRP de l’APFF assure le respect et la mise en œuvre des présentes règles et des obligations de l’APFF en matière de protection des renseignements personnels. Il participe notamment à la prévention et à la gestion adéquate des incidents de confidentialité, au processus de traitement des plaintes et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») au besoin.

3. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE

L’APFF se réserve le droit d’apporter des modifications à la Politique à tout moment en avisant ses utilisateurs sur cette page et/ou en envoyant un avis aux Personnes concernées par le biais de toute information de contact à notre disposition. Il est recommandé de consulter régulièrement cette page, en se référant à la date de la dernière modification. Si les modifications touchent le consentement initial, l’APFF recueillera un nouveau consentement, le cas échéant.

4. LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

Nous recueillons les renseignements suivants, en tout ou en partie, lorsque vous utilisez nos plateformes ou communiquez autrement avec nous, notamment pour participer à nos événements et formations : 

• votre titre de civilité;
• vos nom(s) et prénom(s);
• votre courriel personnel et/ou professionnel;
• votre occupation principale et titre professionnel;
• votre employeur;
• votre adresse postale personnelle et/ou professionnelle;
• votre téléphone personnel et/ou professionnel;
• la région administrative dans laquelle vous vivez;
• vos types d’attestations souhaitées lors de formations professionnelles reconnues;
• vos choix relatifs aux abonnements;
• vos champs de pratique et d’intérêts;
• votre catégorie d’âge;
• votre numéro de licence.

5. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels et veillons à ce qu’ils soient complets et à jour. Si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, veuillez nous aviser immédiatement pour que nous apportions les changements nécessaires.

6. ACCESSIBILITÉ ET RECTIFICATION

Pour avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en obtenir copie ou faire modifier certains renseignements personnels que nous détenons à votre sujet qui sont inexacts, vous pouvez nous en faire la demande par écrit. Vous pouvez aussi demander comment ces renseignements sont utilisés et vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets, et les mettre à jour au besoin, dans la mesure permise par la loi.

7. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE

Nous vous demandons des renseignements personnels nécessaires à diverses fins, dont :

• établir votre identité;
• vérifier si un produit ou un service vous convient;
• vous permettre d’accéder à des tarifs préférentiels, promotions et activités;
• collaborer avec des organismes de réglementation;
• satisfaire aux exigences de la législation provinciale en matière de protection des renseignements personnels.

8. MESURES DE SÉCURITÉ

L’APFF applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication, modification non autorisés, perte, vol, ou toute autre atteinte à la sécurité des renseignements. Les renseignements recueillis sont protégés par des mesures de sécurité informatique raisonnables compte tenu de leur sensibilité.

Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent :

• des bureaux à accès contrôlé et des classeurs verrouillés;
• la restriction de l’accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes;
• des obligations contractuelles écrites avec les tiers qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger, par l’entremise de mesures de sécurité, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement aux fins du contrat, du mandat ou du service qu’ils exécutent.

Les mesures de sécurité informatiques comprennent :

• l’utilisation de mots de passe;
• un accès restreint à nos salles de traitement et de stockage des données;
• un examen régulier de nos pratiques en matière de sécurité;
• une mise à niveau régulière de notre dispositif technologique;
• la prévention de la fraude par courriel : nous n’envoyons jamais de messages par courriel pour vous demander de nous fournir des renseignements confidentiels tels votre mot de passe ou votre numéro de compte. Si vous recevez de telles demandes par courriel, veuillez ne pas suivre les directives figurant dans ces courriels.

9. COMMUNICATION À DES TIERS

Les renseignements personnels recueillis sont accessibles à nos seuls dirigeants et employés qui doivent y accéder pour en faire l’utilisation prévue par la présente Politique et à laquelle ils doivent se conformer ou à des tiers dans le cadre de contrats de service, d’entreprise ou de mandat restreints.

Comme mentionné à la section précédente sur les mesures de sécurité, dans de tels cas, les contrats s’assurent de respecter la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement aux fins du contrat, du mandat ou du service qu’ils exécutent. À ce titre, nous avons conclu une entente avec notre fournisseur de plateforme de gestion des membres Yapla, ainsi que notre fournisseur de plateforme de formation en ligne Connexence afin, qu’en plus, les renseignements soient gardés au Québec

10. RETRAIT DU CONSENTEMENT

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l’envoi d’un avis écrit au Responsable de la PRP. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais. Vous comprenez que certaines fonctionnalités ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.

11. DESTRUCTION OU ANONYMISATION

Si les fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés sont atteintes, l’APFF les détruira de manière sécuritaire ou les anonymisera selon les modalités permises par la loi pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la loi.

12. PORTABILITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À votre demande, nous pourrons communiquer à un tiers, par exemple, à votre ordre professionnel, certains renseignements personnels que nous avons en notre possession.

13. REGISTRE

L’APFF prend toutes les mesures raisonnables pour diminuer tout risque de compromettre vos renseignements et tient un registre de tout incident susceptible de compromettre leur confidentialité. Dans l’éventualité d’un risque sérieux quant à leur confidentialité, vous serez avisé.

14. PROCESSUS D’ÉVALUATION

L’APFF procédera à une évaluation des EFVP s’il survient tout projet d’acquisition ou refonte de nos systèmes informatiques qui implique les renseignements personnels. Celle-ci se fait en consultation avec le Responsable de la PRP en fonction notamment de la sensibilité des renseignements concernés, de leur quantité et de leur finalité.

15. PLAINTE ET PROCESSUS DE TRAITEMENT

Toute Personne concernée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par l’APFF peut déposer une plainte au Responsable de la PRP. La plainte doit être formulée par écrit et indiquer la nature des faits reprochés, la date à laquelle l’incident s’est produit, ainsi que les attentes quant à l’issue de la plainte. Le Responsable PRP accuse réception de la plainte et traite celle-ci dans un délai d’au plus 20 jours.

L’APFF examine toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et prend les mesures appropriées pour les résoudre. Pour toute information additionnelle concernant la manière dont nous traitons les renseignements personnels, veuillez vous adresser à :

M^e Maurice Mongrain,
Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels de l’APFF
1550, rue Metcalfe, bureau 600-M Montréal, Québec H3A 1X6
514 866-2733, poste 225
apff@apff.org
mongrainm@apff.org